Olağanüstü Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?

[SoruCevap]

Olağanüstü toplantı çağrısı nasıl yapılır? İşte adım adım bir rehber. İlk olarak, toplantı amacını belirleyin. Ardından, tarih ve saat belirleyin. Bu bilgileri katılımcılara iletmek için davetiye gönderin. Toplantı için yer düzenleyin ve teknolojik gereksinimleri kontrol edin. Toplantı öncesinde gündem belirleyin ve süre sınırlaması yapın. Toplantı sırasında toplantı yöneticisi olarak aktif olun ve kararlar kaydedin. Son olarak, toplantı tutanağı hazırlayın ve sonuçları paylaşın. Bu adımları takip ederek olağanüstü bir toplantı düzenleyebilirsiniz.
İçindekiler

​

Olağanüstü Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?​

​

Olağanüstü toplantı çağrısı yapma işlemi, belirli bir durumu veya acil bir konuyu ele almak için bir toplantı düzenlemek isteyen kişiler tarafından gerçekleştirilir. Olağanüstü toplantı, normal toplantı takviminden farklı olarak, önceden planlanmamış ve acil bir şekilde yapılması gereken bir toplantıdır.

​

Olağanüstü Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?​

​

Olağanüstü toplantı çağrısı yapmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

​

1. Durumu Değerlendirin​

​

İlk olarak, olağanüstü bir toplantı düzenlemek için gerçekten acil bir durumun olduğunu ve toplantının yapılmasının gerektiğini değerlendirin. Acil bir konuyu ele almanın veya hızlı bir karar almanın önemli olduğuna karar verirseniz, toplantı çağrısı yapabilirsiniz.

​

2. Katılımcıları Belirleyin​

​

Hangi kişilerin toplantıya katılması gerektiğini belirleyin. Konuyla ilgili olan ve karar verme yetkisine sahip olan kişilerin toplantıya katılması önemlidir. Toplantının amacına ve konusuna göre katılımcıları belirleyin.

​

3. Tarih ve Saat Belirleyin​

​

Toplantının yapılacağı tarihi ve saati belirleyin. Katılımcıların uygun olduğu bir zaman dilimi seçmeye çalışın. Acil durumlar için mümkün olan en kısa sürede toplantıyı düzenlemeye özen gösterin.

​

4. Toplantı Duyurusu Yapın​

​

Toplantı çağrısını yapmak için uygun iletişim kanallarını kullanın. E-posta, anlık mesajlaşma veya telefon gibi iletişim araçlarını kullanarak toplantı duyurusu yapabilirsiniz. Duyuruda toplantının amacı, tarihi, saati ve yerini belirtin.

​

5. Gündem Oluşturun​

​

Toplantı için bir gündem oluşturun. Gündem, toplantının konularını ve ele alınacak maddeleri belirleyen bir liste şeklinde olmalıdır. Gündemi katılımcılara önceden ileterek hazırlıklı olmalarını sağlayın.

​

6. Toplantı Yeri ve Teknolojik Altyapıyı Hazırlayın​

​

Toplantının yapılacağı fiziksel veya sanal bir mekanı hazırlayın. Gerekli teknolojik altyapıyı sağlayın, örneğin video konferans ekipmanı veya sunum araçları. Toplantıya katılanların rahat edebilecekleri bir ortamın sağlanması önemlidir.

​

7. Toplantıyı Düzenleyin​

​

Olağanüstü toplantıyı düzenleyin ve gündemde belirtilen konuları ele alın. Katılımcıların görüşlerini alın, tartışmalar yapın ve kararlar alın. Toplantı sonunda alınan kararları ve belirlenen eylem adımlarını tüm katılımcılara iletmeyi unutmayın.

​

8. Toplantı Sonrası İzleme ve Değerlendirme​

​

Toplantı sonrasında alınan kararların uygulanmasını izleyin ve değerlendirin. Eylem adımlarının takip edilmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesi, toplantının etkinliğini artıracaktır. Gerektiğinde bir sonraki toplantıyı planlayın veya ilgili kişilere bilgilendirme yapın.

​

Olağanüstü Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?​

​

Olağanüstü toplantı çağrısı yapmak, acil bir durumu ele almak veya hızlı bir karar almak için kullanılan bir yöntemdir. Durumu değerlendirip, katılımcıları belirleyerek, tarih ve saat belirleyip, toplantı duyurusu yaparak, gündem oluşturup, toplantı yeri ve teknolojik altyapıyı hazırlayarak, toplantıyı düzenleyip ve toplantı sonrası izleme ve değerlendirme yaparak olağanüstü toplantı çağrısı yapabilirsiniz.

​

Olağanüstü Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?​

​

1. Olağanüstü toplantı çağrısı, yönetim tarafından yazılı olarak yapılır.

2. Toplantı tarih ve saati, en az 7 gün önceden belirlenerek duyurulur.

3. Toplantı gündemi, çağrı metninde açık ve net bir şekilde belirtilmelidir.

4. Çağrı metni, şirketin resmi iletişim kanalları aracılığıyla paylaşılmalıdır.

5. Toplantıya katılım, çağrı metnindeki talimatlara uygun olarak gerçekleştirilir.

Toplantı yeri, çağrı metninde belirtilmelidir.
Çağrı metni, şirket çalışanlarına mail veya posta ile ulaştırılır.
Toplantı gündemi, şirketin önemli konularını içermelidir.
Çağrı metni, toplantıya katılma zorunluluğunu belirtmelidir.
Toplantıya ilişkin evraklar, çağrı metniyle birlikte paylaşılmalıdır.