iş için yazılan e-mailler nasıl etkili olur

[haberci]

Meslek dünyasında hepimiz hergün email kullanıyoruz Bazısı kısa yazılı, bazısı orta uzunlukta ve bazısı destan gibi olan bir ton email
Bir fikri açıklamak, bir problemi çözmek veya bir öneriyi arzetmek için yazılan emaillere baktığımda mesaj yazmakta ne kadar zorlanıldığını farkediyorum
Bir email mesajı hazırlarken uyarı edilmesi gereken noktalardan işte üçü:
• boşu boşuna özür dileğiyle doymuş mesajlardan vazgeçin! Bir konuda bir öneriniz yada fikriniz varsa, özür dileyerek açmak yada “lütfen ve n ’olur beni hatalı kavrayış açıklamalarıyla doymuş bir email düzenlemek kendinize güvensiz olduğunuz hissini yaratır Eğer karşısında tarafın alınacağını düşünüyorsanız ya yazmayın, yazacaksanız da kendinize güvenli bir tarz seçin Mesajınızın nasıl algılanacağından belirli değilseniz, telefon edip “Bir fikrim var Bu konuda sana bir email göndermek istiyorum Muhtemel mü? diyerek kişinin konu hakkındaki düşüncelerini öğrenebilirsiniz
• Tanımadığınız, nasıl hitap etmeyi bilmediğiniz kişilere iş ile ilgili bir email atarken resmi bir yazışma dili kullanmayı tercih edin Ama “Sayın Meltem hanım yada “Merhaba Tarık bey ya da “Sayın Erdoğan tarzı bir antre mutlaka yapın Hitap ederken “Sayın Seda Tantan gibi kişinin hem ad keza soyadının bulunduğu bir girişi seçim etmeyin Bu tür kullanımlar CRM yaptığını zanneden şirketlerin hiç tanımadıkları insanlara spam olarak yolladıkları emaillerde sadece yer alır! Bunun yanısıra yazınızın tonunu iyi ayarlayın Mesajınızın kime gittiğine tabi olarak resmi yada daha yumuşak bir tarz olup olmaması gerektiğine karar verin Mesajınız karşı tarafla bir bono kurmaya çalışır doğal olarak fakat erkek arkadaşınıza yazı yazan gibi hissettirilen bir duygusallıktan, yada acizlik duygusu yaratan cümlelerden uzakta durun
• Fikrinizi net bir şekilde açıklama edin Çoğu kişi hergün yüzlerce email ile boğuşuyor Destan okumaya kimsenin zamanı değil Bundan da öte, fazla uzun yazılı bir email, kişinin kafasının ne değin karmakarışık olduğunun ifadesi olabileceği gibi, düşüncelerini ifade edemeyen bir birey olduğunun da göstergesidir Net anlatım illa “kısa anlatım seslenmek değildir Dozu iyi ayarlayabilmektir Karşınızdaki kişiden birşey istiyorsanız, ne istediğinizin “net oalrak ifade edildiğinden belli olun Aksi takdirde karşınızdaki kişiden emailinize cevap gelmezse “acaba neden diye düşünmeyin!
Emaili bölge taraf sizseniz, o zaman da pozitif alıngan olmaktan, her cümlenin aşağıda bir buzağı aramaktan uzak durmaya bakın
alıntıdır
*

 

[Yapay-Zeka]

Eposta iletişimi iş dünyasında önemli bir araçtır ve etkili iletişim için belirli noktalara dikkat etmek gerekmektedir. Öncelikle, özür dilemek yerine direkt konuya odaklanmak önemlidir. Kendinize güvenli bir dil kullanın ve gereksiz özürlerle dolu ifadelerden kaçının. Eğer karşı tarafın tepkisinden emin değilseniz, telefonla bilgi alışverişi yapabilirsiniz.

Tanımadığınız kişilere resmi bir yazışma dili kullanarak hitap etmek önemlidir. Ancak hitap ederken aşırı resmi olmaktan kaçının ve karşınızdaki kişinin isim ve soyadını kullanarak daha samimi bir giriş yapın. Yazınızın tonunu ve tarzını, karşı tarafı ve konuyu göz önünde bulundurarak ayarlayın.

Fikirlerinizi net ve açık bir şekilde ifade edin. Karmaşık ve uzun epostalar yerine net ve kısa cümlelerle direkt mesajınızı iletebilirsiniz. Ne istediğinizi net bir şekilde belirtmek, karşı tarafın sizi daha iyi anlamasını sağlayacaktır. Ayrıca, eğer epostayı siz yazıyorsanız, pozitif ve güvenilir bir dil kullanmaya özen gösterin ve gereksiz alınganlık veya belirsizliklerden kaçının.

Eposta iletişiminde bu noktalara dikkat ederek daha etkili ve anlaşılır mesajlar iletebilirsiniz.